Kad se pomene dokumentacija, odmah pomislimo na mnoštvo papirologije, glomazne registratore i prateću nepreglednost. Papirna dokumentacija je i dalje osnov rada brojnih organizacija, što često usporava svakodnevne procese. Praćenje, arhiviranje ili pretraga papirne dokumentacije su momenti koji komplikuju i oduzimaju vreme zaposlenima i prave troškove.
Efikasan sistem za upravljanje dokumentacijom, kao što je DMS, omogućava integrisan način rada i obuhvata sve vrste poslovne dokumentacije, bez obzira na izvor ili oblik.
Osim toga, pružena je i mogućnost obrade individualnog dokumenta.
Sistem za upravljanje dokumentacijom čine:
- Digitalizacija dokumenata
- Upravljanje dokumentima
- Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk)
- Upravljanje radnim tokovima (Workflow)
- Logička i fizička arhiva
Prednosti implementacije DMS-a su visok stepen efikasnosti i produktivnosti, što obezbeđuje:
- Veću brzinu distribucije i pristupa dokumentima
- Bolju preglednost poslovanja
- Koncentraciju i dostupnost intelektualnog kapitala preduzeća
- Centralizaciju arhive, kao i dostupnost, sigurnost i nadzor
- Olakšan rad sa strankama i donošenje odluka
- Bolju raspodelu posla – veća efikasnost poslovanja
- Veću konkurentnost
- Zadovoljstvo klijenata
DMS obezbeđuje i niže troškove poslovanja:
- Uštedu u vremenu – nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja papira
- Kraće vreme odziva
- Manje papira u prometu
- Manje prostora potrebnog za arhivu
- Manje kopiranja dokumenata
